Das Outlook & Sync Blog

Wie kann man Supportanfragen schneller beantworten? Am besten in unter 2 Sekunden?

Unmöglich? Nein. ReplyButler bringt viele dazu notwendige Features direkt mit:

1. Namen
   Standardmäßig erkennt ReplyButler Namen der Kunden, Ihren Namen, Sprache und Anredestil. Und antwortet automatisch passend. Mit Namen und passender Anrede.
   Auch wenn Sie eine E-Mail aus einem Website-Formular erhalten, wird dies automatisch erkannt.
2. Gute Textbausteine
   Für Supportanfragen ist natürlich auch immer Wissen erforderlich. Ihr Wissen. Aber wenn das einmal in Textbausteinen organisiert ist, können Sie es in Sekundenbruchteilen abrufen und einfügen.
   Da lohnt es sich dann auch einmal Zeit zu investieren und es perfekt zu machen. Z.B. mit Screenshots. Ihr Kunde wird sich über eine hochwertige Antwort freuen. Denn ohne Textbaustein siegt oftmals die Bequemlichkeit und die Antwort wird weniger perfekt.
3. Automatische Relevanz
   ReplyButler lernt automatisch welcher Textbaustein wann relevant ist und zeigt Ihnen entsprechend Vorschläge an. Sie können die Relevanz-Suche auch manuell trainieren und selber Stichworte vorgeben die den Textbaustein relevant machen.
   Wenn z.B. Kunden oft fragen ob Ihr Hotel WLAN hat, dann können Sie WLAN, WiFi und Internet als Suchstichworte für den passenden Textbaustein eintragen.
4. Automatisches Einfügen
   Bei besonders starken Stichworten, wie z.B. Fehlercodes, können Sie das automatische Einfügen in den Eigenschaften des Textbausteins aktivieren. Dann wird er automatisch eingefügt, wenn er relevant ist.
   Das beschleunigt die Antwortgeschwindigkeit natürlich extrem. Ein Klick auf “Antworten” reicht und schon wird die vollständige E-Mail für Sie geschrieben. Sie brauchen sie nur noch zu versenden.

Neugierig? Mehr Infos über unser Outlook-Helpdesk System hier.

Es gibt eine Menge Daten in jedem Android-Handy. Wie synchronisiert man die am besten?

1) Kontakte/Termin mit Outlook synchronisieren

Mit Easy2Sync für Outlook kann man sehr bequem Outlook-Kalender und -Kontakte mit den entsprechenden Google-Diensten synchronisieren. Und die werden wiederum automatisch mit dem Android-Handy synchronisiert.

2) Fotos via MTP/USB synchronisieren

Wenn Sie Ihr Handy mit dem PC verbinden, können Sie mit Easy2sync für Dateien alle Ordner wie ganz normalen Datei-Ordner mit dem PC synchronisieren. Ideal für ein Backup Ihrer Fotos.

Power-Tipp: Ideal hierfür ist der Aufgabentyp “Ãœberschreiben” (=kopieren und nie löschen). Dadurch haben Sie eine Kopie alle Bilder, selbst wenn sie auf dem Handy aus Platzgründen mal was löschen.

3) Dateien via MTP/USB synchronisieren

Genau wie die Fotos, können Sie auch alle anderen Dateiordner mit dem PC synchronisieren. Einfach beim Anlegen der Aufgabe auswählen. Fertig.

Beide Easy2Sync’s gibt es zusammen im Bundle mit 25% Rabatt.

Text-Expansion ist eine praktische Sachen für alle Dinge die man oft tippt. Die eigene Straße, Telefonnummer, bestimmte Floskeln, etc.

Aus einer Abkürzung wie mfg# wird dann durch die Text-Expansion der entsprechende komplette Text. Ohne dass man Hotkeys, Menüs oder Programme aufrufen müßte.

Von Haus aus kann Windows das leider nicht. Aber ZeroClick Spellchecker kann das, ganz nebenbei. Einfach eintragen bei “Optionen > Meine Worte > Immer ersetzen”

Hier gibt’s mehr Infos zu unserer Autokorrektur Software für Windows.

Wer viele E-Mails schreibt, freut sich über die vielen kleinen, praktischen Hilfen mit denen ReplyButler Zeit spart. Fünf davon möchte ich heute vorstellen.

1. Automatische Anrede
   Eines des wichtigsten Features von ReplyButler ist, dass er beim Antworten sofort die Anrede und die Grussformel für einen schreibt. Sprache, Name, Geschlecht und Anredestil werden dabei automatisch ermittelt. So banal dieses Feature klingen mag, es ist wirklich unglaublich praktisch und man will es nicht mehr missen.
2. Verschieberegeln
   Mit dem Versenden der Antwort ist die Arbeit normalerweise nicht getan. Denn die ursprüngliche E-Mail muss noch verschoben werden. ReplyButler unterstützt dazu flexible Regeln und kann die E-Mail automatisch einsortieren. Z.B. abhängig vom Absender oder Stichworten (wie Produktnamen) in bestimmte Ordner.
3. Kurze Sendeverzögerung
   Lädt man parallel noch eine Datei für den Empfänger hoch, dann sollte die E-Mail nicht sofort versendet werden, weil der Empfänger sonst einen ungültigen Link erhält. ReplyButler kann den Versand automatisch um 10 Minuten verzögern, wenn bestimmte Stichworte im Text vorkommen.
4. Re: Re: AW: FW:
   Solche Betreffs wirken unprofessionell und lenken vom eigentlichen Inhalt ab. ReplyButler kennt RE: Texte, Anti-Virus und Spam-Warnungen in zahlreichen Sprachen und entfernt sie automatisch.
5. AnAlle-Warnung
   Wie leicht klickt man bei Rundmails einfach nur auf Antwort anstatt an alle zu antworten. ReplyButler erkennt dies und warnt einen sofort.

Diese und viele andere Features machen dir Arbeit mit Outlook bequemer und schneller. Ein Muss für alle die viele E-Mails beantworten.

Jetzt ReplyButler für Outlook testen.

Ein Kunde hatte kürzlich das Problem, dass E-Mails im Postausgang liegen blieben, wenn er diesen Ordner einmal angeschaut hatte. Ob das an unsere Outlook Tool ReplyButler läge? Das war (natürlich 😉 ) nicht der Fall. Aber trotzdem ein guter Anlass hier 2 Lösungen für dieses verbreitete Problem zu zeigen:

1. Workaround

E-Mail im Postausgang doppelklicken, zu einem anderen Ordner wechseln und erst jetzt die E-Mail erneut abschicken.

2. Echte Lösung

Einzige Lösung: Die Addins systematisch deaktivieren, denn eines von denen verursacht das Problem. Das geht unter “Datei > Optionen > Add-Ins > Gehe zu: Com-Add-Ins”.

Beim Kunden war es das iCloud Addin:

Es gibt zahlreiche Programme mit denen man E-Mails diktieren kann statt sie zu tippen. Ein Problem dabei ist allerdings die Anrede. Denn mit Namen (besonders Nachnamen) haben die Spracherkennungsprogramme oftmals noch Probleme.

Möchte man dennoch nicht auf die persönliche Anrede verzichten, dann hilft der ReplyButler (Home Edition reicht hierfür schon). Beantwortet man eine E-Mail, dann fügt das Programm automatisch die Anrede (mit richtigem Namen, Geschlecht, bei Bedarf sogar Titel) ein. Man muss nur noch die eigentliche E-Mail diktieren.

Das funktioniert sogar bei neuen E-Mails, solange der Name des Empfängers aus der E-Mail Adresse erkennbar ist. Mehr Infos zum ReplyButler.

Bei ReplyButler geht es ja immer um Outlook-Antworten und Texte. Und es gibt ein paar interessante Tricks für Texte die Sie in vielen / allen E-Mails verwenden möchten.

Das reicht von Floskeln wie “Vielen Dank für Ihre Anfrage” bis hin zu dynamische Texte mit einmaligen Promotion-Codes.

Im einfachsten Fall soll hinter der Anrede-Floskeln immer ein Text einfügt werden. Den können Sie einfach bei der Anredefloskel mit eintragen. {RB_Break} dient hier als Platzhalter für den Zeilenumbruch.

Bequemer geht es natürlich mit Textbausteinen. Da funktionieren dann auch Besonderheiten wie Bilder, oder Platzhalter für Promotion-Codes aus externen Dateien. Legen Sie einfach einen Textbaustein an und aktivieren Sie, dass dieser immer verwendet werden soll:

Eine solche Floskel wirkt natürlich unpassend wenn der gleiche Kunde sie immer wieder liest. Sie können ReplyButler sagen, dass er sich merken soll wem er Floskel bereits geschrieben hat und Sie dann (beim manuellen verwenden) warnt (bzw. beim automatischen verwenden einfach nichts macht)

So sieht jeder Kunde diese Floskel nur 1x.

Wenn man Kundenmails beantwortet hilft es oft URLs mit weiterführenden Informationen einzufügen. Um Tippfehler zu vermeiden kann man diese prima mit Textbausteinen im ReplyButler speichern.

Und hier kommt der Trick: Wenn Sie eine mehrsprachige Website haben, können Sie mehrere URLs (die zum Inhalt, aber in verschiedenen Sprachen zeigen) im gleichen Textbaustein speichern. Das ist noch immer ein einziger Textbaustein auf den man dann klickt. Aber ReplyButler weiß, dass da mehr hinter steht und benutzt die URL die Sie für die jeweilige Sprache der E-Mail hinterlegt haben.

Automatisch.

Mehr Infos: Replybutler.de

Mit einem einfachen Trick können Sie sich den Platz für den Toolbar sparen und die Ikonen im normalen Outlook Toolbar unterbringen.

Das sieht dann so aus:

Wie das geht? Ganz einfach:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustasten auf das Outlook-Menü und wählen Sie “Anpassen”.
2. Ignorieren Sie den Dialog, der erscheint. Drücken und Halten Sie die Taste “Strg”.
3. Klicken Sie auf ein der beiden Schaltflächen des Duplikatprogramms, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen die Ikone in den Outlook-Toolbar rüber. Wiederholen Sie das für die zweite Ikone.

Jetzt können Sie die Taste “Strg” loslassen und den Dialog schließen.
Den ursprünglichen Toolbar können Sie jetzt einfach schließen (losreissen und X klicken). Und den neuen Toolbar können Sie bzgl. Text / Ikone so einstellen wie Sie möchten.

Eins der vielen kleinen Features von Easy2Sync für Dateien ist, dass es Ihnen bei der Wahl des richtigen Ordners helfen kann. Zum Beispiel der Wahl des Ordners wo Ihre Browser-Lesezeichen liegen.

Legen Sie einfach eine neue Aufgabe in Easy2Sync an und statt einen Ordner einzutippen, klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck rechts. Die Combobox wird geöffnet und (unter anderem) die Lesezeichen Ihrer Browser anzeigen. Wählen Sie einfach den richtigen als auf wiederholen Sie das für den zweiten Computer. Das funktioniert mit der Freeware Edition für die Browser Opera und Firefox. (IE Nutzer benötigen wegen der Unterordner die Home oder Business Edition.)