Archive for the ‘Trick’ Category

Tipp: Wenn E-Mail im Postausgang liegen bleiben

Friday, January 11th, 2013

Ein Kunde hatte kürzlich das Problem, dass E-Mails im Postausgang liegen blieben, wenn er diesen Ordner einmal angeschaut hatte. Ob das an unsere Outlook Tool ReplyButler läge? Das war (natürlich 😉 ) nicht der Fall. Aber trotzdem ein guter Anlass hier 2 Lösungen für dieses verbreitete Problem zu zeigen:

1. Workaround

E-Mail im Postausgang doppelklicken, zu einem anderen Ordner wechseln und erst jetzt die E-Mail erneut abschicken.

2. Echte Lösung

Einzige Lösung: Die Addins systematisch deaktivieren, denn eines von denen verursacht das Problem. Das geht unter “Datei > Optionen > Add-Ins > Gehe zu: Com-Add-Ins”.

Beim Kunden war es das iCloud Addin:

Tipp: E-Mails mit Spracherkennung beantworten

Saturday, May 7th, 2011

Es gibt zahlreiche Programme mit denen man E-Mails diktieren kann statt sie zu tippen. Ein Problem dabei ist allerdings die Anrede. Denn mit Namen (besonders Nachnamen) haben die Spracherkennungsprogramme oftmals noch Probleme.

Möchte man dennoch nicht auf die persönliche Anrede verzichten, dann hilft der ReplyButler (Home Edition reicht hierfür schon). Beantwortet man eine E-Mail, dann fügt das Programm automatisch die Anrede (mit richtigem Namen, Geschlecht, bei Bedarf sogar Titel) ein. Man muss nur noch die eigentliche E-Mail diktieren.

Das funktioniert sogar bei neuen E-Mails, solange der Name des Empfängers aus der E-Mail Adresse erkennbar ist. Mehr Infos zum ReplyButler.

 

Trick: Automatische Floskeln mit ReplyButler

Tuesday, October 12th, 2010

Bei ReplyButler geht es ja immer um Outlook-Antworten und Texte. Und es gibt ein paar interessante Tricks für Texte die Sie in vielen / allen E-Mails verwenden möchten.

Das reicht von Floskeln wie “Vielen Dank für Ihre Anfrage” bis hin zu dynamische Texte mit einmaligen Promotion-Codes.

Im einfachsten Fall soll hinter der Anrede-Floskeln immer ein Text einfügt werden. Den können Sie einfach bei der Anredefloskel mit eintragen. {RB_Break} dient hier als Platzhalter für den Zeilenumbruch.

Bequemer geht es natürlich mit Textbausteinen. Da funktionieren dann auch Besonderheiten wie Bilder, oder Platzhalter für Promotion-Codes aus externen Dateien. Legen Sie einfach einen Textbaustein an und aktivieren Sie, dass dieser immer verwendet werden soll:

Eine solche Floskel wirkt natürlich unpassend wenn der gleiche Kunde sie immer wieder liest. Sie können ReplyButler sagen, dass er sich merken soll wem er Floskel bereits geschrieben hat und Sie dann (beim manuellen verwenden) warnt (bzw. beim automatischen verwenden einfach nichts macht)

So sieht jeder Kunde diese Floskel nur 1x.

Trick: URLs als Textbausteine nutzen.

Saturday, March 13th, 2010

Wenn man Kundenmails beantwortet hilft es oft URLs mit weiterführenden Informationen einzufügen. Um Tippfehler zu vermeiden kann man diese prima mit Textbausteinen im ReplyButler speichern.

Und hier kommt der Trick: Wenn Sie eine mehrsprachige Website haben, können Sie mehrere URLs (die zum Inhalt, aber in verschiedenen Sprachen zeigen) im gleichen Textbaustein speichern. Das ist noch immer ein einziger Textbaustein auf den man dann klickt. Aber ReplyButler weiß, dass da mehr hinter steht und benutzt die URL die Sie für die jeweilige Sprache der E-Mail hinterlegt haben.

Automatisch.

Mehr Infos: Replybutler.de

Duplikatesuche im Outlook-Toolbar

Wednesday, September 23rd, 2009

Mit einem einfachen Trick können Sie sich den Platz für den Toolbar sparen und die Ikonen im normalen Outlook Toolbar unterbringen.

Das sieht dann so aus:

Wie das geht? Ganz einfach:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustasten auf das Outlook-Menü und wählen Sie “Anpassen”.
  2. Ignorieren Sie den Dialog, der erscheint. Drücken und Halten Sie die Taste “Strg”.
  3. Klicken Sie auf ein der beiden Schaltflächen des Duplikatprogramms, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen die Ikone in den Outlook-Toolbar rüber. Wiederholen Sie das für die zweite Ikone.

Jetzt können Sie die Taste “Strg” loslassen und den Dialog schließen.
Den ursprünglichen Toolbar können Sie jetzt einfach schließen (losreissen und X klicken). Und den neuen Toolbar können Sie bzgl. Text / Ikone so einstellen wie Sie möchten.

Synchronisieren Sie Ihre Browser Lesenzeichen kostenlos

Tuesday, July 14th, 2009

Eins der vielen kleinen Features von Easy2Sync für Dateien ist, dass es Ihnen bei der Wahl des richtigen Ordners helfen kann. Zum Beispiel der Wahl des Ordners wo Ihre Browser-Lesezeichen liegen.

Legen Sie einfach eine neue Aufgabe in Easy2Sync an und statt einen Ordner einzutippen, klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck rechts. Die Combobox wird geöffnet und (unter anderem) die Lesezeichen Ihrer Browser anzeigen. Wählen Sie einfach den richtigen als auf wiederholen Sie das für den zweiten Computer. Das funktioniert mit der Freeware Edition für die Browser Opera und Firefox. (IE Nutzer benötigen wegen der Unterordner die Home oder Business Edition.)

Tipp: Schneller Zugriff für Aufgabensammlungen

Saturday, May 2nd, 2009

Sowohl Easy2Sync für Dateien, als auch Easy2Sync für Outlook bieten die Möglichkeit mehrere Aufgaben (über Datei > Neu) zu einer “Aufgabensammlung” zusammenzufassen. Das ist praktisch wenn man mehrere Ordnerbäume oder PST-Dateien hintereinander synchronisieren möchte. Gleichzeitig kann man (über das Ansicht-Menü) alle Aufgaben aus der Hauptliste ausblenden, die bereits in einer Aufgabensammlung enthalten sind. So bleibt die Liste kurz und übersichtlich.

Einziger Nachteil: Manchmal möchte man aber nur eine einzige Aufgabe aus der Aufgabensammlung starten. Wenn diese aber versteckt ist geht das nicht.

Der Trick dazu ist ebenso einfach wie nützlich: Klicken Sie die Aufgabensammlung mit der rechten Maustaste an. In dem Popup-Menü sind nicht nur die Standard-Befehle (wie ‘Bearbeiten’), sondern auch alle Aufgaben, die in der gewählten Aufgabensammlung enthalten sind. Jetzt reicht ein Klick und die gewählte Sync-Aufgabe wird ausgeführt.

Mehr Infos: Easy2Sync für Dateien, Easy2Sync für Outlook

Trick: Sync’s zusammenfassen

Thursday, February 12th, 2009

Als erster “echter” Blockeintrag ein nützlicher Trick für Easy2Sync. Ob Sie Dateien oder Outlook synchronisieren ist egal, der Trick funktioniert mit beiden Easy2Sync’s.

Wenn Sie viele Aufgabenhaben, dann kann es praktisch sein, diese in “Aufgabensammlungen” zusammenzufassen. Hier ein Screenshot aus Easy2Sync für Outlook:

Diese Aufgabensammlung kann mehrere normale Aufgaben enthalten. Sie kann eigenen Startbedingungen (z.B. “Um 16:00 synchronisieren” oder “Synchronisieren wenn ein Benutzer sich anmeldet”) erhalten  und führt dann die enthaltenen Aufgaben der Reihe nach aus.

Außerdem finden Sie im Ansichts-Menü die Möglichkeit alle Aufgaben die schon Mitglied einer Aufgabensammlung sind zu verstecken.  Das ist praktisch wenn Sie sehr viele Aufgaben haben. So kommt ein bischen mehr Ordnung in den Hauptbildschirm. 😉